Faste møder for bæredygtighedsgruppen – en nøgle til kontinuerlig udvikling

Hvorfor?

Bæredygtighed er en løbende proces, der kræver engagement, evaluering og justering. Ved at afholde faste møder hvert kvartal sikrer I, at bæredygtighedsarbejdet bliver en integreret del af organisationens udvikling og ikke en løsrevet indsats. Disse møder giver mulighed for at måle fremdrift, sætte nye mål og engagere medarbejdere og interessenter i arbejdet mod en mere bæredygtig kulturbranche.

Hvad er resultatet?

Regelmæssige møder skaber:

• En struktureret tilgang til bæredygtighedsarbejdet.
• Tydelige målsætninger og løbende opfølgning på initiativer.
• Øget engagement blandt medarbejdere og ledelse.
• Bedre dokumentation og vidensdeling af erfaringer og best practices.
• En stærkere position i forhold til eksterne partnere og samarbejdspartnere, der prioriterer bæredygtighed.

Hvordan?

Mødefrekvens og format

For at sikre et effektivt arbejde bør bæredygtighedsgruppen mødes hvert kvartal. Møderne kan afholdes fysisk eller hybridt, afhængigt af organisationens behov og deltagernes tilgængelighed.

Deltagere

• Bæredygtighedsansvarlig eller projektleder.
• Repræsentanter fra forskellige afdelinger (produktion, administration, teknik, kommunikation).
• Eventuelt en ekstern rådgiver eller samarbejdspartner.
• Ledelsesrepræsentant, der kan sikre opbakning fra organisationens top.

Forslag til mødeagenda

1. Velkomst og opsummering af sidste møde

   • Gennemgang af referat og opfølgning på tidligere beslutninger.
   • Status på igangværende initiativer.

2. Måling af fremdrift

   • Opdatering på CO2-beregninger (f.eks. via BeregnHandling.NU).
   • Evaluering af gennemførte bæredygtighedsprojekter.

3. Nye bæredygtighedstiltag

   • Diskussion af forslag til nye initiativer.
   • Behandling af udfordringer og løsninger.

4. Intern og ekstern kommunikation

   • Hvordan formidler vi vores bæredygtighedsindsats?
   • Planlægning af kommunikation til medarbejdere, publikum og samarbejdspartnere.

5. Vidensdeling og læring

   • Erfaringer fra andre kulturinstitutioner eller relevante konferencer.
   • Gennemgang af relevante retningslinjer, f.eks. Theatre Green Book.

6. Handlingspunkter og næste skridt

   • Hvem gør hvad inden næste møde?
   • Fastlæggelse af næste mødedato.

Sådan gemmer og bringer I erfaringer videre

For at sikre kontinuitet og læring kan følgende værktøjer benyttes:

• Mødereferater og handlingsplaner: Skriftlige referater med tydelige ansvarspunkter hjælper med at holde fokus på fremdrift.
• Digital vidensbank: En fælles mappe, hvor relevante dokumenter, måleresultater og idéer kan arkiveres.
• Klimainitiativjournal: En logbog over gennemførte og planlagte bæredygtighedsinitiativer.
• Intern opfølgning: Korte statusmøder eller opdateringsmails mellem kvartalsmøderne for at holde momentum.

Kommunikation

Det er vigtigt at formidle bæredygtighedsarbejdet både internt og eksternt. Internt kan man bruge nyhedsbreve, opslagstavler eller interne seminarer. Eksternt kan sociale medier, hjemmesiden og pressemeddelelser anvendes til at dele resultater og inspirere andre.